过去没有撰写新闻稿经验的行销人或公关菜鸟，建议跟着下列五个步骤，开始为你的品牌写一篇出色的正规新闻稿。

步骤一：发想主题统合资讯
步骤二：找出新闻点
步骤三：撰写新闻稿(导言、内文、标题)
步骤四：整理其他视觉素材
步骤五：发布新闻稿
步骤一：发想主题统合资讯
比起直接提笔开始埋头苦干，公关应该先花点时间思考，公司真的有值得撰写新闻稿的事件或素材吗？如果答案是否定的，那建议等待更值得对外公开的消息再行发布。

此外，发新闻稿也绝非只是把新闻稿写完就没事了。背后仰赖公关事前缜密的规划并串连各部门资源，尤其是in-house 公关，更需要做好各部门的「沟通」工作。公关必须主动去了解各部门的年度计画，并评估有哪些事件适合在什么时机点上对媒体公布。往年很多科技大厂会刻意将新品发表定在大型展会如消费性电子展(CES)公布，目的就是为了更有效聚集媒体目光。

有时候也会发生新闻稿内的讯息牵涉多个部门甚至外部单位，以合作类型的新闻稿为例，若计画纳入合作伙伴对此合作的看法，公关必须提早协调、整合讯息。所以说新闻稿或许只需花上一两天就能撰写完成，但事前资讯的搜集、沟通、整合，以及后续审阅可能得花上一个月。

步骤二：找出新闻点
确定新闻稿发布主题后，接下来就要开始找新闻点。我们在谈「发想沟通切角」时已经强调过新闻点的重要。你可以把新闻点理解成整篇新闻稿中最能吸引记者点阅的「卖点讯息」(hook)。当记者被你的hook 吸引，并相信这篇新闻稿有成为新闻的价值，你的任务基本就完成一半了。

举个例子说明。假设今天A 记者的信箱同时收到两封新闻稿，如果是你，会选择刊登哪一则：

新闻稿一：防疫外交伊比利推出疫苗行动冰箱保冷可达摄氏负80 度 

新闻稿二：BAB 推出AI 人工智慧混合云 

从以上范例可知，新闻稿内若能适时加入时事元素，更能切合记者报导需求。当然，假设你的品牌大如脸书，第二个标题自然不会是问题，因为你的品牌名本身就是新闻点了。

步骤三：撰写新闻稿(导言、内文、标题)
新闻稿的口吻相对正式，跟一般的行销文宣不同。请避免用第一人称来指称公司，一旦出现，很可能会被记者认为是篇不及格的新闻稿。另外，虽说口吻要正式，也不建议将内容写得太过艰涩，例如用很多产业术语，即便记者对领域内的产业非常熟悉，但毕竟非业界人士，不可能了解所有细节。

以下是新闻稿基本架构，我们将简述各区块应该要有的内容与元素。

主标(Headline)
「直接破题、简洁有力」是撰写新闻稿标题的两大要点。标题建议不要超过65 个字元，不要用过多形容词堆砌，一来无法帮助记者快速了解新闻稿主旨，二来还可能造成反效果。

通常会建议最后再来下新闻稿标题，更有助于你精准描述新闻稿重点。

副标(Sub Headline) 
无法完整在主标呈现的新闻稿亮点资讯，可透过副标呈现。

发布日期(Dateline)
新闻稿上的发布日期必须与实际发布日期一致。且发布过的新闻稿不要重发。很少有媒体会回溯报导过去的新闻，所以发布当日若没获得刊登，很可能代表记者没有意愿。

新闻稿正文(Body)
新闻稿正文长度通常在300-600 字左右，建议保持一页A4 以内，至多不要超过两页。

新闻稿首段，就是回答5W1H，可以把它想像成整篇新闻稿的重点精华，所有记者必须知道的资讯，都必须在头段精简提及。  

第二段开始可依新闻稿主轴提供补充资讯(supporting details)，例如长官的引言，产品、技术亮点介绍，或合作细节等。

引言的位置虽没强制规定，但通常会放在新闻稿靠前的段落(例如第二段)，且根据情况，可能会出现多段引言。举例来说，以一篇新品新闻稿为例，公关可搜集公司创办人、产品经理及技术长的引言，并在新闻稿中从不同角度切入谈高层对此次新品的看法。

正文文末通常会有行动呼吁(Call to Action) 标语，呼吁记者采取进一步动作，例如至官网查询更多新品资讯，或是联络媒体窗口索取更多资料。

公司介绍(Boilerplate)
新闻稿正文结束后，通常会有一段约100 字左右的公司简介，若记者对新闻稿有兴趣，可先从此快速取得关于公司的资讯。

媒体窗口(Media Contact)
请提供至少一位公关窗口的联络电话与邮件信箱，若记者有采访需求可依此管道联系。由于新闻稿属公开资讯，除了放官网、寄送给媒体外，也可能刊登在免费的新闻稿平台，建议联络电话留公司分机，不要提供私人手机号码。

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Source: Fit Small Business
步骤四：整理其他视觉素材
照片、影音等视觉素材，能辅助记者了解你在文中阐述的产品、服务资讯。建议新闻稿可搭配至少一张配图。若有自行制作的资讯图表(Inforgraphic) 或产品简报档，也可一并附上。若预计提供多个影音档案，请上传云端，不建议直接夹带在附档提供。

步骤五：发布新闻稿
你的品牌如果有在做媒体关系经营，多少会累积一些媒体的联络方式。这时，便可利用手边的媒体名单发布新闻稿。若没有自己的名单，但有一笔小额预算，可考虑透过发稿平台，快速将新闻稿发布给大量媒体。

相较传统发稿服务，SparkAmplify智能发稿平台利用AI 比对并推荐寄送名单。系统会将你的新闻稿直接寄送给记者，而非将其串接到一些专门放置新闻稿的网站，提升新闻稿实质曝光效益。