单纯以Word、PDF 文件形式发送的新闻稿件，可能不会像纯文字的新闻稿那样直接有效。

为什么？身为已在媒体累积多年经历的记者，每天将收到数十封甚至上百个投稿的电子邮件，媒体官网的投稿信箱更是数以百千计的邮件量。想像一下，早上起床打开手机网路，叮咚声不绝于耳，通讯软体、信箱满满的新讯息，如果你是记者，你会怎么做？? 将讯息和信件一一选取，再按下删除钮。那么该怎么做，让我的商业讯息可以被媒体看到一眼呢？

媒体特性、记者名单

如果您心中已经有发送媒体的目标，您该去认识那个媒体的特性，比如您是财经行业，那你不太可能发给VOGUE，您在艺人经纪公司工作，那专营财经的路透社也不会是您的发送标的。在日常的各种活动上总会遇到媒体记者，您可以与他们交谈或在适当的时候做做公关(或许可以邀请他们试用看看公司产品、体验公司服务或其他不违法的方式让他加深印象)，累积您的媒体记者名单；有些人也可能透过公关公司购买记者联系方式，但专家们不会认为这是好方法，他会卖你名单，也会卖其他人，当大家都有这些名单，记者的信箱早已满满垃圾邮件，相信您寄送的新闻稿只是垃圾收件匣的一部分，甚至他们早已不使用这个信箱。

故事主轴

仔细阅读这些目标媒体网站后，就该开始思考想法了。但是不要站在您公司的角度讲述单调的写着流水帐，您该考虑媒体希望看到的故事类型，仔把您的内容经过包装，朝那个方向去提供内容。尽管每个媒体都不同，但依据经验，任何媒体都比较关注「有关联」的新闻，例如：地方性媒体对于在同一个区域的新闻比较有兴趣、与时事相关的新闻、财经媒体对于某公司在美国上市的兴趣大于公司请了明星当代言人…等。

让您公司存在新闻记者想探索的好奇点，您通常需要做一些有趣的事情：例如举办活动、与慈善活动连结、请来记者有兴趣的名人。越不平凡的惊喜，越有可能获得报导。

第一时间提供

记者收到新闻稿时，第一个思考的点可能是：我的读者现在或未来需要这个消息吗？”新”闻媒体对”旧”闻通常不抱太大兴趣。掌握最佳时机发出新闻稿，提高被报导的机会。

发送方式

大部分媒体提供多元化的新闻稿接收方式，比如：E-mail、网站投稿、电话、传真，甚至可以用简讯、LINE…等通讯方式提供讯息。

引人入胜的标题和描述

每天的新闻很多，独一无二的新闻难得。让记者觉得这个讯息值得报导、可以吸引众多读者的兴趣。一个独家、和读者息息相关且有数据佐证的讯息很容易被编辑看见，「”独家”XXX公司发表世界第一颗XX癌症药物，治愈率达95%」，上新闻的机率会不会很高呢？眼尖的编辑常常会注意到这些重点：

  • 排他性、稀有性
  • 和读者关联性高
  • 有趣的照片和图形
  • 获得难以触及的人事物
  • 令人信服的研究数据

重点放在本文，而非附件

把重点写在邮件本文，而不是邮件中没写几个字而附上大量的WORD 或PDF 档。电子邮件普及前，在附件附上丰富的资料，对于信件量不多的记者非常便利。如今，邮件泛滥加上电脑病毒肆虐，许多人不喜欢打开不认识的人寄的邮件附件。或许您应该在信件本文中用简洁有力的文字传达故事吸引记者，附件中附上补充资料与照片，他们有兴趣时自然会开启。

写重点且简洁易读

对于信箱天天爆满的编辑而言，他们大多先看邮件标题，有兴趣的话再用很短的时间浏览内容。公关必须在简短的文字中把重点讲完，Twitter 发文形式的140 个英文字或70 个中文字的限制撰写型态很适合发新闻稿时使用。一个国际媒体资深记者每天收到100 封投稿，每封信500 字，谁有如此闲暇阅读这五万字和数百张照片呢！